Autorin Margit Winkler,Institut GenerationenBeratung GmbH
Die Unternehmervollmacht sichert den Fortbestand des Unternehmens, wenn der Unternehmer ausfällt – etwa durch Unfall oder Krankheit. Daher ist es ein Muss für jeden. Insbesondere für den Inhaber eines Einzelkaufmannsunternehmens bzw. den alleinigen geschäftsführenden Gesellschafter besteht Handlungsbedarf. Sonst bestellt das Gericht einen Betreuer im Bedarfsfall und das kann für das Unternehmen schnell zum Existenzproblem werden.
Es gibt keine automatische Vertretung
Viele denken, dass sie in solchen Situationen automatisch von ihrem Ehegatten vertreten werden. Das ist nicht der Fall. Wurde also keine Vollmacht erteilt, muss durch das Gericht ein Betreuer bestellt werden. Dies hat für das Unternehmen gleich mehrere Nachteile:
Durch den Ausfall des Chefs ist das Unternehmen führungslos und in seiner Existenz bedroht.
Stillstand im Unternehmen
Krankheit, Unfall, Koma können jeden treffen! Verantwortung für das eigene Unternehmen zu tragen heißt auch, sich für solche Notsituationen zu wappnen. Dies betrifft jeden, der ein Unternehmen führt und aus Verantwortung ist Handeln angesagt. Anderenfalls können nicht einmal an sich selbstverständliche Dinge wie Überweisungen, Warenbestellungen ausgeführt oder Angebote abgegeben werden.
Was regelt die Unternehmervollmacht?
Der Unternehmer kann einzelnen Personen sowohl weite Entscheidungsspielräume einräumen, als auch konkrete Anweisungen erteilen. Hat der Unternehmer keinen Vertreter oder potenziellen Nachfolger aufgebaut, so wird häufig der Ehegatte eine Generalvollmacht erhalten. Diese kann man dahingehend einschränken, dass die bevollmächtigte Person bei der Vornahme bestimmter Entscheidungen (Aufnahme von Darlehen, Einstellung leitender Mitarbeiter, Kapitalmaßnahmen oder Abschluss wesentlicher Verträge) einen Vertrauten oder Berater des Unternehmens konsultieren muss. In größeren Unternehmen macht es womöglich Sinn, die Entscheidungskompetenzen für den Notfall auf mehrere Personen aufzuteilen. So können die kaufmännischen und technischen Entscheidungen auf die jeweiligen Kompetenzträger verteilt werden und bei grundsätzlichen Entscheidungen von gewisser Tragweite zudem die Zustimmung eines Vertrauten des Unternehmers vorgesehen werden.
Für die grundsätzliche Handlungsfähigkeit ist es zudem immer notwendig, dass Zugang zu Kennwörtern und Überblick über die Finanzen besteht. Sollten Außenstehende für den Notfall bevollmächtigt werden, so ist es zudem hilfreich, wenn ein Organigramm, ein IT-Berechtigungskonzept und Kennwörter, eine Liste wesentlicher Verträge (aufgegliedert nach Mitarbeitern, Kunden- Lieferanten, Miet-, Leasing-, Darlehensverträge) und Dokumente vorhanden ist. Diese Notfallunterlagen sollten von Zeit zu Zeit aktualisiert werden.
Da es häufig zu komplex ist, Notsituationen konkret vorzubereiten, macht es bei kleineren Unternehmen viel mehr Sinn, einer Vertrauensperson eine Generalvollmacht zu erteilten, die sie bevollmächtigt, Untervollmachten zu erteilen.
Die bevollmächtigte Person darf rechtsverbindliche Entscheidungen treffen und ist in der Lage, das Unternehmen weiterzuführen. Aufgrund des besonderen Vertrauensverhältnisses kommen häufig als erstes Familienmitglieder wie der Ehepartner oder Kinder in Betracht.
Manchmal werden für Teilbereiche Mitarbeiter eingesetzt, die sich fachlich auskennen. Da Familienangehörige nicht immer die notwendige Erfahrung im Berufsleben oder die nötige Durchsetzungsfähigkeit haben, kommt der Untervollmacht eine hohe Bedeutung zu.
Einzige Frage ist die des Vertrauens
Wer also die Vertrauensperson hat, z.B. den Ehegatten, der sollte diese Vollmacht errichten und sichert damit die Existenz des Unternehmens und häufig somit auch seiner Familie. Im Bedarfsfall, z.B. einem Unfall oder einer Krankheit, ist es zu spät.
Beispiel: Der Einzelunternehmer und Alleingeschäftsführer einer GmbH hat einen schweren Fahrradunfall und liegt im Koma. Wenn Niemand eine Vollmacht besitzt, kann bereits die Überweisung der kommenden Gehälter problematisch werden.
Untervollmacht als wichtiger Bestandteil der Unternehmervollmacht
Häufig geht es um Einzelunternehmen: z.B. Handwerker, Makler, Handelsunternehmen, Dienstleistungsunternehmen. Wer eine Person seines Vertrauens besitzt, kann sie bei der Unternehmervollmacht als Generalbevollmächtigten einsetzen. Damit ist diese handlungsfähig und kann Untervollmachten in allen Bereichen erteilen, die sie selbst nicht erledigen kann. Zudem helfen in solchen Situationen Verbände, Kammern, Steuerberater und Rechtsanwälte weiter – sofern diese durch eine Vollmacht beauftragt werden können.
Unternehmervollmacht: Vertrauensperson kann das Einzelunternehmen, die GmbH bzw. mittels Stimmrechte den Vollmachtgeber vertreten. Durch konkrete Handlungsanweisungen und durch Untervollmachten hat sie Spielräume, um die Weiterführung des Unternehmens zu gewährleisten.
Vorsorgevollmacht: Diese regelt den privaten Bereich von Entscheidungen zur Gesundheitssorge über Finanzen bis hin zur Vertretung vor Gericht. Häufig als Generalvollmacht unter Eheleuten, um den gerichtlich bestellten Betreuer zu vermeiden.
Betreuungsverfügung: Jede Vollmacht sollte um die Betreuungsverfügung erweitert werden, damit im Zweifelsfall, wenn es doch zur gerichtlichen Betreuung kommt, die Wunschperson Ansprechpartner bleibt.
Patientenverfügung: Um seinen Willen auch in Situationen durchzusetzen, in denen man sich nicht mehr äußern kann, ist die Patientenverfügung wichtig, die dann von der bevollmächtigten Person durchgesetzt wird.
Errichtung der Vollmachten: Besser heute als morgen
Das Wichtigste ist, dass man die Vollmachten überhaupt errichtet. Da dies eine Vorsorge für schwierige Lebenssituationen darstellt, empfehlen wir, keine Kompromisse zu machen: Dokumente eines Juristen sind geprüft und haben die höchste Akzeptanz. Nur dann, wenn man für den Notfall vorgesorgt und für diesen Fall einen Bevollmächtigten bestimmt hat, hat man als Unternehmer alles richtig gemacht.
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